Van werkbon naar factuur op dezelfde dag: stappenplan voor servicebedrijven (met Hauss)

De technieker is klaar. De klant is tevreden. En dan? De werkbon ligt op het dashboard van de bestelwagen. Of hij zit in een app die niet praat met je facturatie. Op vrijdag typt iemand op kantoor alles over. Soms pas de week erna. Ondertussen staat er nog geen factuur uit, en loopt er dus ook geen betalingstermijn.

In dit stappenplan lees je hoe je van werkbon naar factuur gaat op dezelfde dag. Zonder overtypen, zonder zoekwerk en Peppol-proof. De stappen werken in elke werkwijze. Als concreet voorbeeld gebruiken we Hauss, de bedrijfssoftware van Funkhaus waarin werkbonnen, stock, facturen en Peppol in één systeem zitten.

Waarom de weg van werkbon naar factuur vaak te lang is

Bij de meeste servicebedrijven is het werk zelf niet het probleem. Het probleem zit in de administratie erna. Elke overstap tussen papier, app, Excel en facturatietool kost tijd en is een kans op fouten.

• De werkbon is onvolledig: materialen of verplaatsing ontbreken.
• Het handschrift van de technieker is moeilijk leesbaar.
• Kantoor moet bellen om te vragen wat er precies gebeurd is.
• Het bestelbonnummer van de klant staat nergens.
• Alles wordt manueel overgetypt in een aparte facturatietool.

Dat heeft gevolgen voor je cashflow. Volgens de Belgische wet betreffende de bestrijding van de betalingsachterstand bij handelstransacties loopt de standaard betalingstermijn tussen bedrijven 30 kalenderdagen vanaf de ontvangst van de factuur. Contractueel mag je maximaal 60 dagen afspreken. Met andere woorden: zolang de factuur niet vertrokken is, begint de klok niet te lopen. Elke dag vertraging tussen interventie en factuur schuift je betaling mee op.

En laattijdig betalen is al een groot probleem. Volgens Atradius (juli 2026) meldt 84% van de Belgische bedrijven betalingsvertragingen bij B2B-klanten. Vervallen facturen vertegenwoordigen er gemiddeld zo’n 28% van de gefactureerde B2B-omzet. Atradius raadt aan om onmiddellijk na levering te factureren, met volledige referenties. Precies dat is het doel van dit stappenplan.

Daar komt Peppol bij. Sinds 1 januari 2026 moeten Belgische btw-plichtige ondernemingen onderling gestructureerde e-facturen uitwisselen via het Peppol-netwerk, zo bevestigt VLAIO. Een pdf per mail volstaat niet meer. Wie werkbonnen en facturen in losse tools beheert, moet dus nog een extra stap goed krijgen. Alle details over de verplichting lees je in onze Peppol-checklist voor kmo’s.

Van werkbon naar factuur in 5 stappen

Onderstaande stappen kan je één voor één invoeren. Je hoeft niet alles tegelijk om te gooien. Begin bij stap 1 en meet waar je nu staat.

Stap 1: breng je huidige doorlooptijd in kaart

Je kan pas verbeteren wat je kent. Neem tien recente interventies en noteer per interventie vier data:

1. de dag van de interventie;
2. de dag waarop de werkbon volledig op kantoor was;
3. de dag waarop de factuur verstuurd werd;
4. de dag waarop de klant betaalde.

Kijk vervolgens waar de meeste dagen verloren gaan. Is dat tussen interventie en kantoor? Dan zit het probleem bij het invullen en doorsturen van de werkbon. Is dat tussen kantoor en factuur? Dan zit het probleem bij het overtypen en controleren. Schrijf ook op hoe vaak kantoor moest bellen of mailen voor ontbrekende info. Dat getal zegt veel.

Stap 2: leg vast wat er op een volledige werkbon moet staan

Er bestaat in België geen wettelijk verplicht model voor een werkbon. Maak daarom zelf een vaste standaard. Een goede werkbon bevat alles wat je nodig hebt om te factureren en om te bewijzen dat het werk gebeurd is:

• uniek werkbonnummer en datum;
• klantgegevens en adres van de werf of interventie;
• naam van de technieker(s) en gewerkte uren per persoon;
• verplaatsing of kilometers;
• een duidelijke omschrijving van het uitgevoerde werk;
• gebruikte materialen met aantallen;
• foto’s en opmerkingen bij afwijkingen of meerwerk;
• akkoord of handtekening van de klant, met naam en datum.

Voeg daar meteen de gegevens aan toe die de factuur later nodig heeft. Denk aan het bestelbon- of PO-nummer van de klant, de juiste facturatie-entiteit en het btw-regime (bijvoorbeeld 6% bij renovatie van een privéwoning of btw-medecontractant). Wie dat pas op kantoor uitzoekt, verliest daar opnieuw tijd.

Tip: maak de velden die voor facturatie onmisbaar zijn verplicht. Een werkbon zonder uren of materialen kan dan simpelweg niet worden afgesloten.

Stap 3: laat de technieker de werkbon ter plaatse afronden

De snelste werkbon is de werkbon die al af is voor de technieker vertrekt. Dat lukt alleen als hij of zij de werkbon onderweg kan invullen, op smartphone of tablet. Spreek een duidelijke regel af: geen vertrek zonder afgesloten werkbon.

• Uren en materialen worden meteen ingevuld, niet ’s avonds uit het hoofd.
• De klant geeft ter plaatse akkoord. Discussie achteraf wordt kleiner.
• Meerwerk wordt meteen vastgelegd, met foto en omschrijving.
• De afgesloten werkbon komt onmiddellijk bij kantoor terecht.

Gebruik je stockbeheer? Laat de verbruikte materialen dan rechtstreeks van de werkbon uit je voorraad gaan. Zo klopt je stock én staan de materialen al klaar voor de factuur.

In Hauss werkt dat met de module Werkbonnen en service: je plant interventies in, technici vullen de werkbon in en je factureert de service meteen door. Met de Mobiele veldwerk-app hebben technici onderweg toegang tot Hauss. Via Artikelenbeheer houd je de stock bij, met magazijnlocaties en meldingen bij lage voorraad.

Stap 4: zet de werkbon zonder overtypen om in een factuur

Dit is de stap waar de meeste tijd verloren gaat. Het doel is simpel: een afgesloten werkbon wordt automatisch een factuurvoorstel. Uren, verplaatsing en materialen komen als factuurlijnen mee, met de juiste prijzen. Kantoor hoeft enkel nog te controleren.

Houd daarvoor één kort controlemoment aan. Gebruik een vaste checklist:

• Zijn alle uren en materialen van de werkbon meegekomen?
• Is het meerwerk goedgekeurd en correct geprijsd?
• Staat het bestelbon- of PO-nummer van de klant op de factuur?
• Is het btw-tarief of de btw-vermelding juist?
• Kloppen het btw-nummer en de Peppol-identificatie van de klant?
• Staan de vervaldatum en betalingsvoorwaarden erop?

Werk je met uurtarieven voor projecten, dan is de logica dezelfde als bij tijdregistratie. Lees daarover ook ons stappenplan over tijdregistratie die je écht kunt factureren.

Stap 5: verstuur via Peppol op dezelfde dag en volg op

Een goedgekeurd factuurvoorstel verstuur je dezelfde dag nog. Bij B2B-klanten gaat dat via Peppol, zodat de factuur rechtstreeks in de software van je klant terechtkomt. Zo start de betalingstermijn meteen en vermijd je dat een factuur blijft hangen in iemands mailbox.

Versturen is wel niet het einde. Leg ook vast hoe je opvolgt:

• een herinnering op de vervaldag;
• een tweede herinnering een week later;
• een derde herinnering na twee weken, met de verantwoordelijke in kopie;
• daarna een formele ingebrekestelling, volgens je algemene voorwaarden.

Dit ritme is gebaseerd op het advies van Atradius. Pas het aan aan je klanten en sector. Volg tot slot je doorlooptijd van werkbon tot factuur op in een dashboard. Zo zie je of de nieuwe werkwijze ook echt standhoudt.

In Hauss zitten Facturen, Peppol en Dashboards in hetzelfde systeem als je werkbonnen. Je verstuurt en ontvangt e-facturen volgens de Peppol-standaard en volgt betalingen op, zonder te schakelen tussen tools.

Waarom één systeem hier het verschil maakt

Je kan dit stappenplan ook met losse tools uitvoeren. Maar elke koppeling tussen werkbon-app, stockbeheer, facturatie en Peppol-dienst is een plek waar gegevens kunnen haperen. Hoe minder overstappen, hoe minder overtypen en hoe minder fouten.

Daarom brengt Hauss werkbonnen, planning, stock, facturen en Peppol onder één dak. Je hele team werkt in hetzelfde systeem, zonder kost per extra gebruiker. En de software is van jou: je huurt geen toegang, je investeert in je eigen bedrijfssysteem. Op hauss.be vind je per module een transparante richtprijs. De exacte prijs bepaal je samen met ons na een kennismaking.

Veelgestelde vragen over werkbon naar factuur

Is een digitale handtekening op een werkbon geldig?

Er is geen wettelijk verplicht model voor een werkbon. Een digitaal akkoord van de klant, bewaard met naam, datum en tijdstip, is in de praktijk een sterk bewijsstuk bij discussie. Combineer het met foto’s en een duidelijke omschrijving van het werk. Vermeld in je algemene voorwaarden dat je digitaal laat aftekenen.

Moet een factuur na een interventie via Peppol?

Ja, als je klant een Belgische btw-plichtige onderneming is. Sinds 1 januari 2026 moeten die facturen gestructureerd via Peppol verlopen. Voor particuliere klanten geldt die verplichting niet voor je uitgaande facturen. Meer uitleg vind je in onze Peppol-checklist voor kmo’s.

Wanneer begint de betalingstermijn te lopen?

Tussen bedrijven loopt de standaardtermijn van 30 kalenderdagen vanaf de ontvangst van de factuur door de klant. Hoe sneller je factureert, hoe sneller die termijn start. Een langere afgesproken termijn mag maximaal 60 dagen zijn.

Kan ik meerwerk op dezelfde werkbon factureren?

Ja, zolang het duidelijk vastgelegd en goedgekeurd is. Noteer het meerwerk apart op de werkbon, met foto, omschrijving en akkoord van de klant. Zo komt het als aparte factuurlijn mee en voorkom je discussie achteraf.

Moet ik alles in één keer omschakelen?

Nee. Begin met stap 1 en 2: meet je doorlooptijd en maak een vaste werkbonstandaard. Voer daarna de mobiele werkbon en de automatische omzetting naar factuur in. Zo test je elke stap in de praktijk voor je verder gaat.

Klaar om je werkbonnen en facturen samen te brengen?

Wil je weten hoe de weg van werkbon naar factuur eruitziet in één centraal systeem? Ontdek de modules en richtprijzen op hauss.be of plan een vrijblijvende kennismaking met het Funkhaus-team. We bekijken samen welke tools je vandaag gebruikt en wat Hauss daarvan kan vervangen.