Tijdregistratie die je écht kunt factureren: stappenplan voor bureaus (met Hauss)

Je hebt uren gewerkt. De klant is tevreden. Toch mist er iets op de factuur. Een meeting die alleen in Teams stond. Reistijd in een notitie-app. Extra revisies in de chat. Op het einde van de maand weet niemand meer wat billable was.

Dat is geen pech. Dat is een kapotte keten tussen tijdregistratie en facturatie. In dit stappenplan leer je hoe je geregistreerde uren omzet in nette factuurregels, zonder Excel-tussenstap. Het werkt in elke stack. Als concreet voorbeeld gebruiken we Hauss, de bedrijfssoftware van Funkhaus waarin tijdregistratie, projecten en facturatie in één flow zitten.

Waarom uren verdwijnen vóór de factuur

De meeste bureaus registreren wél tijd. Alleen niet op de plek waar gefactureerd wordt. Uren zitten in Toggl of Harvest. Projectstatus in Asana. Facturen in een boekhoudpakket of een losse facturatietool. Elke overstap is een kans om iets te vergeten of verkeerd over te zetten.

Daarbij komt dat niet elk uur hetzelfde is. Interne meetings, pre-sales en herwerk zonder akkoord horen vaak niet op de factuur. Zonder duidelijke markering “billable / non-billable” wordt alles ofwel meegenomen, ofwel te voorzichtig weggelaten. Beide kosten geld: te veel factureren schaadt vertrouwen, te weinig factureren schaadt marge.

Wat een gezonde time-to-invoice-keten doet

Een werkende keten heeft vijf eigenschappen:

1. Elk uur hangt aan een project of taak, niet aan een vrije tekstregel.
2. Billable en non-billable zijn vanaf de registratie gescheiden.
3. Iemand reviewt uren vóór ze op de factuur belanden.
4. Goedgekeurde uren worden factuurregels zonder manueel overtypen.
5. Je ziet achteraf of het project nog rendabel is.

In Hauss is dat de bedoeling van digitale tijdregistratie op projecten en taken: correct factureren én rendabiliteit bewaken, zonder dubbel typewerk tussen tools.

Stappenplan: van geregistreerd uur naar factuurregel

1. Registreer uren altijd op project en taak

Stop met “algemene” tijdblokken zoals “klantwerk” of “admin”. Kies het project. Kies de taak of fase. Noteer kort wát je deed. Zo blijft elk uur later herkenbaar op de factuur en in rapportages.

Praktische regel: als je niet weet op welk project het hoort, mag je het uur niet afronden. Eerst toewijzen, dan opslaan. In één systeem zoals Hauss voorkom je dat mensen uren in een losse app zetten “omdat het sneller gaat”.

2. Markeer billable versus non-billable bij het boeken

Maak de keuze op het moment van registreren, niet op facturatiedag. Typische non-billable posten voor bureaus:

• Interne stand-ups en teamoverleg
• Offertewerk vóór akkoord (tenzij anders afgesproken)
• Herwerk door eigen fout
• Opleiding en tooling die niet aan de klant hangt

Billable is alles wat in de opdracht of change request zit. Twijfel je? Markeer non-billable en laat een projectverantwoordelijke het later omzetten. Liever één bewuste correctie dan stille omzetlekken.

3. Review uren vóór facturatie (vaste ritme)

Zet een wekelijks of tweewekelijks reviewmoment. De project owner checkt:

• Zitten alle uren op het juiste project?
• Klopt billable / non-billable?
• Ontbreken er uren die wél geleverd zijn?
• Zijn omschrijvingen klaar genoeg voor de klantfactuur?

Keur pas daarna goed voor facturatie. Zonder review blijft “tijdregistratie factureren” giswerk. Met review wordt het een controleerbare stap in je proces.

4. Zet goedgekeurde uren om in factuurregels

Hier sneuvelt de keten meestal: iemand exporteert een CSV, plakt regels in Excel, telt handmatig op en typt bedragen in de factuurtool. Fouten zijn onvermijdelijk.

Doelbeeld: goedgekeurde billable uren worden factuurlijnen in hetzelfde systeem. In Hauss hoort tijdregistratie bij correct factureren: uren op projecten en taken voeden de facturatie, zonder opnieuw overtypen. Groepeer desnoods per fase of deliverable, maar houd de bron gelijk aan de registratie.

Check vóór verzenden: tarief, eenheid (uren), btw, en of non-billable uren écht buiten de factuur bleven.

5. Bewaak rendabiliteit met dezelfde data

Factureren is niet het eindpunt. Vergelijk gefactureerde uren met geboekte uren en met de offerte of vaste prijs. Zo zie je snel waar je marge wegsijpelt: te lage tarieven, scope creep, of te veel non-billable herwerk.

Hauss koppelt tijdregistratie expliciet aan rendabiliteit via rapportages op dezelfde projectdata. Je hoeft geen tweede spreadsheet te bouwen om te weten of een job nog klopt.

Veelgemaakte fouten

• Achteraf boeken in bulk. Op vrijdag alle dagen “invullen” geeft vage omschrijvingen en vergeten uren. Boek bij voorkeur dezelfde dag.
• Eén tarief voor alles. Strategie, design en productie hebben andere kostprijzen. Zonder rol- of taaktarieven klopt je marge niet.
• Factureren zonder review. Dan factureer je ruis of vergeet je deliverables.
• Twee waarheden. Uren in tool A, factuur in tool B, “waarheid” in Excel. Kies één bron voor time-to-invoice.
• Alleen kijken naar omzet. Hoge gefactureerde uren met even hoge non-billable last is geen gezond bureau.

Mini-checklist voor je volgende facturatieronde

1. Alle teamleden hebben uren op project/taak geboekt.
2. Billable-markering is gecontroleerd.
3. Project owner heeft goedgekeurd.
4. Factuurregels komen uit die goedkeuring, niet uit een losse export.
5. Je hebt één keer naar projectmarge gekeken vóór je de factuur stuurt.

Kort samengevat

Tijdregistratie factureren lukt alleen als registratie, goedkeuring en factuurregels dezelfde bron delen. Scheid billable van non-billable bij het boeken, review op vaste cadans, en zet goedgekeurde uren rechtstreeks om in factuurlijnen. Zo verdwijnen minder uren tussen chat, Excel en losse tools.

Werk je met aparte uren-apps en een aparte facturatietool, dan is de eerste winst vaak procesdiscipline. De structurele winst komt als tijd, projecten en facturatie in één flow zitten — precies waar Hauss op mikt voor bureaus die correct willen factureren én hun rendabiliteit willen zien.