Gedeelde Drive aanmaken in Google Drive: stappenplan voor je team (en het verschil met een gedeelde map)

Maandagochtend. Een collega is vorige vrijdag vertrokken, en samen met zijn account lijkt ook de map met alle offertes van het voorbije jaar verdwenen. Die map stond namelijk in zijn Mijn Drive, en hij had ze gewoon met de rest van het team gedeeld. Herkenbaar? Dan is een gedeelde Drive waarschijnlijk wat je zoekt.

In dit artikel lees je stap voor stap hoe je een gedeelde Drive aanmaakt in Google Drive, hoe je leden toevoegt en welke rol je wie geeft. Je ziet ook hoe je mappen maakt in een gedeelde Drive, hoe je bestaande bestanden vanuit Mijn Drive verhuist en wat je doet als je de optie Gedeelde Drives niet ziet. Alle stappen en rollen hebben we nagekeken in de officiële Google Workspace-help.

Map of Drive? Een gedeelde map maak je in je eigen Mijn Drive en deel je daarna met anderen. Dat werkt met elk Google-account, ook met een gratis Gmail-adres. Een gedeelde Drive is een aparte teamruimte waarvan de bestanden van het team zijn, niet van één persoon. Die heb je alleen met een werk- of schoolaccount (Google Workspace).

Heb je een gratis Gmail-account of wil je gewoon snel één map delen? Lees dan ons stappenplan om een Google Drive gedeelde map te maken.

Wat is een gedeelde Drive (en hoe verschilt die van een gedeelde map)?

Volgens Google zijn gedeelde Drives speciale ruimtes in Google Drive waar je met een team bestanden opslaat, doorzoekt en opent. Het grote verschil met een gedeelde map zit in het eigendom. In Mijn Drive is de persoon die een bestand maakt ook de eigenaar. In een gedeelde Drive is het team (en dus je organisatie) eigenaar. Verlaat iemand het bedrijf en verwijdert de beheerder zijn account, dan blijven de bestanden die hij in de gedeelde Drive zette gewoon staan.

Kort samengevat: een gedeelde map is handig om snel iets te delen. Een gedeelde Drive is de betere keuze voor bestanden die van het bedrijf zijn en die moeten blijven bestaan, los van wie er toevallig in het team zit. Bron: Wat zijn gedeelde Drives? (Google Workspace-informatiecentrum).

Wat heb je nodig om een gedeelde Drive aan te maken?

Voor je begint, check je best of je aan deze voorwaarden voldoet. Hier loopt het in de praktijk het vaakst mis.

• Een werk- of schoolaccount. Gedeelde Drives zijn volgens Google alleen beschikbaar voor werk- of schoolaccounts, dus voor accounts binnen Google Workspace. Met een persoonlijk Gmail-account kan je geen gedeelde Drive maken.
• Een versie die gedeelde Drives ondersteunt. Niet elke Google Workspace-versie heeft gedeelde Drives. Twijfel je, kijk dan bij je beheerder of in het overzicht van de Workspace-versies.
• Toestemming van je beheerder. De Google Workspace-beheerder van je organisatie bepaalt wie gedeelde Drives mag maken, voor iedereen of alleen voor bepaalde afdelingen.
• Een computer met een browser. Het stappenplan van Google voor het aanmaken vertrekt van drive.google.com op je computer.

Gedeelde Drive aanmaken: stappenplan

Voldoe je aan de voorwaarden? Dan is het aanmaken zelf in een minuutje gebeurd.

1. Ga op je computer naar drive.google.com en log in met je werkaccount.
2. Klik links in de zijbalk op Gedeelde Drives.
3. Klik linksboven op Nieuw.
4. Typ een duidelijke naam voor de gedeelde Drive, bijvoorbeeld “Administratie” of “Klantprojecten”.
5. Klik op Maken.

Je nieuwe gedeelde Drive staat nu links onder Gedeelde Drives. Ze is nog leeg, dus in de volgende stap voeg je je collega’s toe. Bron: Een gedeelde Drive maken (Google Workspace-informatiecentrum).

Tip: kies een naam die over de inhoud gaat, niet over een persoon. “Marketing” blijft kloppen als je marketeer vertrekt, “Drive van Sarah” niet.

En op je smartphone of met Drive voor desktop?

In de Google Drive-app op Android en iPhone vind je je gedeelde Drives ook terug, en met Google Drive voor desktop kan je ze openen vanaf je computer, net als je andere Drive-bestanden. Voor het aanmaken en het beheren van leden volg je het makkelijkst de stappen hierboven in de browser, want dat is de werkwijze die Google zelf beschrijft. Let op: geef je iemand de rol Bijdrager, dan heeft die in Drive voor desktop volgens Google alleen leestoegang. Moet iemand bestanden bewerken via Drive voor desktop, geef dan minstens de rol Contentbeheerder.

Leden toevoegen aan een gedeelde Drive

Een lege gedeelde Drive heeft weinig nut. Zo voeg je je collega’s toe. Hiervoor moet je de rol Beheerder hebben in die gedeelde Drive.

1. Ga naar drive.google.com en klik links op Gedeelde Drives.
2. Dubbelklik op de gedeelde Drive waaraan je mensen wilt toevoegen.
3. Klik bovenaan op Leden beheren.
4. Typ de namen of e-mailadressen van je collega’s, of de naam van een Google-groep.
5. Kies in het dropdownmenu de rol die elk nieuw lid krijgt. Nieuwe leden zijn standaard Contentbeheerder.
6. Laat Mensen op de hoogte brengen aangevinkt als je nieuwe leden een melding wilt sturen.
7. Klik op Verzenden.

Tip: werk je met Google-groepen, zoals een groep voor je hele boekhouding? Voeg dan de groep toe in plaats van elke persoon apart. Volgens Google krijgt iemand die later aan de groep wordt toegevoegd, automatisch toegang tot alle gedeelde Drives waar die groep lid van is. Dat scheelt werk bij elke nieuwe collega.

Wil je later iemands rol aanpassen of iemand verwijderen? Dat doe je ook via Leden beheren: klik naast de naam op de pijl-omlaag en kies een andere rol of Verwijderen. Let op: wie je uit een gedeelde Drive verwijdert, verliest ook de toegang tot bestanden in die Drive die rechtstreeks met hem gedeeld waren.

De 5 rollen in een gedeelde Drive uitgelegd

In een gedeelde Drive heb je vijf toegangsniveaus. De Nederlandstalige Google-helppagina’s gebruiken niet overal dezelfde naam: de hoogste rol heet meestal Beheerder, maar soms ook “Manager”, en Reageerder heet op sommige pagina’s “Commentator”. Het gaat om dezelfde rollen.

Welke rol kies je? Google geeft zelf een paar vuistregels. Geef wie volop meewerkt best de rol Contentbeheerder of Beheerder, zodat die niet geblokkeerd raakt. Wil je niet dat iemand bestanden verwijdert, geef dan Bijdrager, Reageerder of Kijker. In een kmo werkt dit vaak goed: één of twee Beheerders (bijvoorbeeld de zaakvoerder en een vaste collega), Contentbeheerder voor wie dagelijks met de bestanden werkt, en Kijker voor wie alleen iets moet kunnen opzoeken. Het volledige overzicht vind je in Hoe bestandstoegang werkt bij gedeelde Drives.

Tip: zorg dat er altijd minstens twee Beheerders zijn. Zo hang je niet af van één persoon om leden toe te voegen of een rol aan te passen.

Map maken in een gedeelde Drive

Een gedeelde Drive werkt net als Mijn Drive met mappen en submappen. Om een map te maken heb je minstens de rol Bijdrager nodig.

1. Ga naar drive.google.com en klik links op Gedeelde Drives.
2. Dubbelklik op de gedeelde Drive (of open de map) waarin je een nieuwe map wilt maken.
3. Klik linksboven op Nieuw.
4. Kies Nieuwe map, geef de map een naam en klik op Maken. Via hetzelfde menu kan je ook een bestand of een volledige map uploaden vanaf je computer.

Alles wat je in een gedeelde Drive maakt of uploadt, is eigendom van het team. Wil je bepaalde informatie afschermen, zoals loonfiches of contracten? Een Beheerder kan van een map een map met beperkte toegang maken. Andere leden zien dan wel de naam van de map, maar kunnen ze pas openen als ze er rechtstreeks toegang toe krijgen. Vaak is het eenvoudiger om voor zulke gevoelige info een aparte gedeelde Drive te maken met alleen de mensen die er echt bij moeten. Bron: Bestanden en mappen toevoegen aan een gedeelde Drive.

Bestanden en mappen verplaatsen van Mijn Drive naar een gedeelde Drive

Staan je teambestanden vandaag nog verspreid over de Mijn Drive van verschillende collega’s? Dan verhuis je ze best naar de nieuwe gedeelde Drive. De eenvoudigste manier: sleep het bestand of de map vanuit Mijn Drive naar de gedeelde Drive in de linkerzijbalk. Je kan ook met de rechtermuisknop op een item klikken en Ordenen > Verplaatsen kiezen.

Wie mag wat verplaatsen?

• Bestanden verplaatsen vanuit Mijn Drive naar een gedeelde Drive kan je vanaf de rol Bijdrager, op voorwaarde dat je eigenaar bent van het bestand of er bewerkingsrechten voor hebt.
• Mappen verplaatsen vanuit Mijn Drive naar een gedeelde Drive kan alleen met de rol Beheerder in die gedeelde Drive.
• Bestanden van iemand anders kan je mogelijk niet verplaatsen. Vraag dan aan de eigenaar om het zelf te doen, of neem contact op met je beheerder.
• Met Google Drive voor desktop kan je volgens Google geen mappen vanuit Mijn Drive naar een gedeelde Drive verplaatsen. Doe het dus via de browser.

Waar je op let bij het verhuizen

• Verplaats je een bestand dat je zelf hebt gemaakt, dan blijf je de maker, maar de gedeelde Drive wordt de eigenaar.
• Rechten die rechtstreeks op een bestand stonden, blijven behouden. Rechten die iemand alleen via de bovenliggende map had, gaan niet mee. Wie geen lid is van de gedeelde Drive, kan zo de toegang verliezen.
• Verplaats je een map, dan zien alle leden van de gedeelde Drive de volledige inhoud, ook bestanden die in Mijn Drive voor sommigen verborgen waren.
• Grote mappen met veel bestanden kunnen even nodig hebben voor je alle wijzigingen ziet.

Tip: verhuis eerst één proefmap en laat een collega controleren of hij alles nog kan openen. Pas daarna verhuis je de rest.

Problemen oplossen: veelvoorkomende situaties

“Ik zie geen Gedeelde Drives in mijn Google Drive”

Dat heeft bijna altijd met je account of je instellingen te maken:

• Je bent ingelogd met een persoonlijk Gmail-account. Gedeelde Drives bestaan alleen voor werk- en schoolaccounts. Controleer rechtsboven met welk account je bent ingelogd.
• Je Google Workspace-versie ondersteunt geen gedeelde Drives.
• Je ziet de optie wel, maar je kan geen nieuwe gedeelde Drive maken. Dan heeft je beheerder dat waarschijnlijk afgezet. In de Google Beheerdersconsole staat die instelling onder Apps > Google Workspace > Drive en Documenten > Instellingen voor delen > Gedeelde Drives maken (uitleg van Google voor beheerders). Ook wie zelf geen gedeelde Drive mag maken, kan nog altijd als lid worden toegevoegd aan de gedeelde Drive van een collega.

Je kan geen mensen buiten je organisatie toevoegen

Externe mensen toevoegen aan een gedeelde Drive kan alleen als je organisatie dat toestaat, en ze moeten een e-mailadres hebben dat gekoppeld is aan een Google-account. Je beheerder (of een Beheerder van de gedeelde Drive, als die dat mag) kan instellen dat bestanden niet buiten de organisatie gedeeld worden. Mensen met een Google Workspace-versie zonder gedeelde Drives kan je alleen als Kijker toevoegen. Moet een externe partij, zoals je boekhouder, maar aan één map? Deel dan alleen die map in plaats van de hele gedeelde Drive.

Je kan een map niet verplaatsen naar de gedeelde Drive

Om mappen vanuit Mijn Drive naar een gedeelde Drive te verplaatsen, heb je de rol Beheerder nodig in die gedeelde Drive. Vraag een Beheerder om je rol aan te passen, of laat hem de map verplaatsen. Werk je via Drive voor desktop, probeer het dan in de browser.

Je kan een bestand niet verwijderen

Bestanden in de prullenbak zetten kan pas vanaf de rol Contentbeheerder. Bijdragers, Reageerders en Kijkers kunnen dat niet. Iets per ongeluk verwijderd? Elke gedeelde Drive heeft een eigen prullenbak, waar bestanden 30 dagen blijven staan. Vanaf de rol Bijdrager kan je ze daar herstellen.

Je kan de gedeelde Drive niet verwijderen

Een gedeelde Drive verwijderen kan alleen als ze leeg is en als jij er Beheerder van bent. Verplaats de bestanden dus eerst naar de prullenbak of naar Mijn Drive.

Tips voor een handige mappenstructuur in je kmo

Een gedeelde Drive wordt pas echt handig als iedereen meteen weet waar iets staat. Een paar vuistregels:

• Liever meerdere gedeelde Drives dan één grote. Bijvoorbeeld één per afdeling (Administratie, Sales, Marketing) of per groot project. Leden en rollen stel je per gedeelde Drive in, dus zo geef je ieder precies de toegang die hij nodig heeft. Google raadt zelf ook af om heel veel mappen in één gedeelde Drive te steken.
• Houd het niet te diep. Twee of drie niveaus mappen is voor de meeste teams genoeg. Hoe dieper, hoe meer er “verdwijnt”.
• Spreek een vaste naamgeving af. Bijvoorbeeld “2026-10 Offerte Klantnaam” of “Klantnaam – Project – Versie”. Begin met het jaar en de maand en alles staat vanzelf chronologisch.
• Maak een map Archief. Afgeronde projecten verhuis je daarheen, zodat de actieve mappen overzichtelijk blijven.
• Werk met groepen. Voeg een Google-groep per afdeling toe in plaats van losse personen. Bij een nieuwe collega pas je dan alleen de groep aan.

Een voorbeeld voor een kleine dienstverlener:

• Gedeelde Drive “Administratie” (alleen zaakvoerder en boekhouding): Aankoopfacturen, Verkoopfacturen, Contracten, Personeel (map met beperkte toegang).
• Gedeelde Drive “Klanten” (hele team): per klant een map met Offertes, Briefings en Opleveringen.
• Gedeelde Drive “Marketing”: Huisstijl en logo’s, Foto’s, Social media, Website.

Werk je veel op afstand, dan combineer je een gedeelde Drive best met goede afspraken over communicatie. In ons artikel over de beste tools en strategieën voor remote werken lees je hoe je dat aanpakt. Communiceer je met je team via Slack, dan helpt ons stappenplan hoe gebruik je Slack je verder. En wil je bijvoorbeeld bijlagen uit je mailbox automatisch in de juiste map laten landen? Lees dan hoe je een Zapier-automatisering maakt. Op zoek naar nog meer handige hulpmiddelen? Bekijk onze lijst met 25 gratis online tools voor je project.

Merk je dat je team naast Drive nog een hele rits losse tools en Excel-lijsten gebruikt voor offertes, planning en facturen? Ook die kan je samenbrengen in één centraal systeem. Dat doen we met Hauss: een eenmalige investering, met onbeperkt gebruikers en zonder abonnement.

Veelgestelde vragen over een gedeelde Drive aanmaken

Kan ik een gedeelde Drive maken met een gratis Gmail-account?

Nee. Gedeelde Drives zijn alleen beschikbaar voor werk- en schoolaccounts binnen Google Workspace. Met een gratis Gmail-account maak je wel een gedeelde map in je Mijn Drive. Hoe dat werkt, lees je in ons stappenplan voor een gedeelde map.

Wat is het verschil tussen een gedeelde Drive en “Gedeeld met mij”?

Onder “Gedeeld met mij” vind je bestanden en mappen die iemand anders met jou heeft gedeeld, maar die nog altijd eigendom zijn van die persoon. Een gedeelde Drive is een teamruimte waarvan de bestanden van de organisatie zijn. Je vindt ze links onder Gedeelde Drives.

Is “team drive” hetzelfde als een gedeelde Drive?

Ja. Gedeelde Drives heetten vroeger “Team Drives”. Google veranderde de naam in 2019, de werking bleef dezelfde. Zoek je naar een team drive in Google, dan is dat dus de gedeelde Drive.

Welke rol krijgt een nieuw lid standaard?

Nieuwe leden zijn standaard Contentbeheerder. Ze kunnen dus bestanden uploaden, bewerken, verplaatsen en in de prullenbak zetten. Wil je dat niet, kies dan bij het toevoegen een andere rol in het dropdownmenu.

Hoeveel bestanden en leden kan een gedeelde Drive aan?

Volgens Google kan een gedeelde Drive maximaal 500.000 items bevatten (bestanden, mappen en snelkoppelingen samen) en maximaal 600 leden, waarvan maximaal 100 groepen. Voor een kmo zijn dat zelden echte grenzen. De actuele limieten vind je in Limieten voor gedeelde Drives in Google Drive.

Heb je vragen over dit artikel? 👋

Loop je vast bij het opzetten van je gedeelde Drives, of wil je eens sparren over hoe je team slimmer kan samenwerken met de tools die je al hebt? Stuur ons gerust een mailtje of plan een vrijblijvende kennismaking. We denken graag met je mee.