Hoe maak je een Zapier-automatisering om je werk te stroomlijnen

Wat is Zapier?

Zapier is een online platform dat verschillende apps en diensten aan elkaar koppelt. Met meer dan 3.000 beschikbare integraties kun je vrijwel elke combinatie van apps automatiseren, van eenvoudige taken zoals het opslaan van e-mails in Google Drive, tot meer geavanceerde workflows waarbij je bijvoorbeeld nieuwe leads automatisch in je CRM kunt zetten.

Deze automatiseringen worden “Zaps” genoemd, en elke Zap bestaat uit twee hoofdelementen: een trigger en een actie. Wanneer de trigger plaatsvindt (bijvoorbeeld een nieuwe e-mail in Gmail), wordt de bijbehorende actie uitgevoerd (bijvoorbeeld het opslaan van de e-mail in Google Sheets).

Waarom automatiseren?

Automatiseren met Zapier bespaart niet alleen tijd, maar verkleint ook de kans op menselijke fouten. Elke handmatige stap die je elimineert, is een stap dichter bij een efficiëntere workflow. Dit geldt zeker voor repetitieve taken die je dagelijks uitvoert. Denk aan het bijhouden van klantgegevens, het verzenden van bevestigingsmails of het maken van rapportages. Door deze taken te automatiseren, kun je je energie richten op de kern van je werk, in plaats van op de randzaken.

Stap voor stap een Zapier-automatisering maken

1. Registreer je account en maak een nieuwe Zap

De eerste stap om te beginnen met Zapier is het aanmaken van een account. Bezoek de Zapier-website en registreer je met je e-mail of gebruik je Google-account voor een snelle registratie. Eenmaal ingelogd, krijg je toegang tot het dashboard waar je jouw eerste Zap kunt maken. Klik op de knop “Create” en vervolgens “Zaps”

1. Kies een trigger

De eerste stap in het maken van een automatisering is het kiezen van een trigger. Dit is de gebeurtenis die de automatisering start. Zapier werkt met een “als-dit-dan-dat” systeem: als de trigger plaatsvindt, dan volgt de actie. Stel bijvoorbeeld dat je elke keer dat je een nieuwe klant krijgt, automatisch een welkomstmail wilt sturen. De trigger zou in dit geval het toevoegen van een nieuwe klant in je CRM-systeem kunnen zijn.

In Zapier selecteer je de app waar de trigger plaatsvindt, bijvoorbeeld Gmail, Slack, Google Sheets of een van de vele andere apps. Daarna kies je het specifieke event, zoals “Nieuwe e-mail ontvangen” of “Nieuwe rij toegevoegd in Google Sheets”.

2. Definieer de actie

De tweede stap is het definiëren van de actie die volgt na de trigger. Dit kan van alles zijn, afhankelijk van wat je wilt bereiken. In ons voorbeeld kan de actie het versturen van een welkomstmail zijn via Gmail, of het aanmaken van een nieuwe taak in Asana.

Zodra je de actie hebt geselecteerd, kun je ook instellen welke informatie van de trigger je wilt gebruiken. Stel dat je bijvoorbeeld automatisch gegevens van een ingevuld formulier in een Google Sheet wilt opslaan, dan kun je ervoor kiezen om de velden van dat formulier te mappen naar de kolommen in je spreadsheet.

3. Test je automatisering

Voordat je de automatisering live zet, is het belangrijk om deze eerst te testen. Zapier biedt een ingebouwde testfunctie waarmee je kunt controleren of de trigger en actie correct zijn ingesteld. Bij de test voert Zapier de workflow uit met een voorbeelddata, zodat je kunt zien of alles naar behoren werkt. Als de test succesvol is, kun je de Zap activeren en begint deze automatisch te draaien wanneer de trigger plaatsvindt.

4. Geavanceerde functies: Filters en multi-step Zap

Voor eenvoudige automatiseringen is één trigger en één actie vaak voldoende. Maar wat als je workflow complexer is? Gelukkig biedt Zapier verschillende geavanceerde functies om je Zaps verder te verfijnen. Zo kun je filters instellen die bepalen onder welke voorwaarden een Zap wordt uitgevoerd. Bijvoorbeeld: alleen wanneer een bepaalde e-mail een specifiek onderwerp bevat, wordt deze opgeslagen in Google Drive.

Daarnaast kun je ook multi-step Zaps maken, waarbij meerdere acties op elkaar volgen. Stel je voor dat je bij elke nieuwe klant niet alleen een welkomstmail wilt sturen, maar ook een Slack-bericht wilt ontvangen en een nieuwe taak in je projectmanagementtool wilt aanmaken. Met een multi-step Zap kan dit allemaal in één vloeiende workflow worden uitgevoerd.

Voorbeelden van krachtige Zaps

Zapier is zo veelzijdig dat de mogelijkheden eindeloos zijn. Hier zijn enkele voorbeelden van krachtige Zaps die je kunt gebruiken om je werk te stroomlijnen:

• Automatische e-mails versturen: Ontvang een e-mail wanneer je project over budget ging.
• Leads beheren: Stel een Zap in die automatisch nieuwe leads van je website opslaat in je CRM en een notificatie naar je team stuurt in Slack.
• Rapportages automatiseren: Automatiseer het proces van het verzamelen van data uit verschillende bronnen, zoals Google Analytics en sociale media, en laat deze gegevens automatisch in een wekelijkse rapportage plaatsen in Google Sheets.
• Taken beheren: Maak automatisch een nieuwe taak in je projectmanagementtool, zoals Trello of Asana, wanneer je een nieuwe e-mail ontvangt van een specifieke klant of over een bepaald onderwerp.

Hoe optimaliseer je jouw automatiseringen?

Nadat je een aantal Zaps hebt ingesteld, wil je ze wellicht verder optimaliseren. Een goede manier om dit te doen is door regelmatig te analyseren hoe je workflows presteren. Zijn er stappen die overbodig zijn geworden? Kunnen sommige taken nog verder geautomatiseerd worden door bijvoorbeeld extra filters toe te voegen of multi-step Zaps te gebruiken?

Daarnaast is het ook belangrijk om na te denken over integraties tussen verschillende afdelingen binnen je bedrijf. Kan de salesafdeling bijvoorbeeld profiteren van geautomatiseerde leadopvolging? Of kan de klantenservice tijd besparen door veelgestelde vragen automatisch door te sturen naar een kennisbank?

Conclusie

Zapier is een krachtige tool die je helpt om repetitieve taken te automatiseren en je workflows te stroomlijnen. Door gebruik te maken van triggers en acties, kun je eenvoudig processen automatiseren die normaal veel tijd kosten. Door tools als Zapier in te zetten, kun je de efficiëntie van je bedrijf aanzienlijk verhogen.

Bij Funkhaus helpen we je graag om je werkprocessen verder te stroomlijnen door slimme automatiseringen in te zetten die echt impact hebben.