Hoe maak je een Google Drive gedeelde map voor je team

Waarom een gedeelde map in Google Drive?

Google Drive is een populaire cloudopslagdienst die wordt gebruikt door individuen en teams over de hele wereld. Het grootste voordeel van Google Drive is dat het je toestaat bestanden te delen en te bewerken in real-time. Hierdoor kunnen meerdere mensen tegelijkertijd werken aan een project, zonder dat je bang hoeft te zijn dat je een verkeerde versie opslaat.

Een gedeelde map zorgt ervoor dat alle bestanden voor een specifiek project of een team op één centrale plek staan. Dit voorkomt chaos in communicatie, maakt bestanden gemakkelijk toegankelijk, en helpt je team om gestructureerd te blijven werken.

Nu we de voordelen van een gedeelde map begrijpen, laten we stap voor stap zien hoe je zo’n map kunt opzetten.

Stap 1: Ga naar Google Drive

De eerste stap is eenvoudig: open je browser en ga naar Google Drive. Zorg ervoor dat je bent ingelogd met het Google-account dat je wilt gebruiken voor het delen van de map. Je kunt Google Drive ook openen via Gmail door rechtsboven op het rastericoontje te klikken en vervolgens “Drive” te selecteren.

Stap 2: Maak een nieuwe map aan

Nu je in Google Drive bent, zie je aan de linkerkant een zijbalk met een aantal opties, zoals “Mijn Drive”, “Gedeeld met mij” en “Recente bestanden”. Om een nieuwe map aan te maken, volg je de volgende stappen:

• Klik linksboven op de knop “Nieuw”.
• Selecteer in het uitklapmenu de optie “Map”.
• Er verschijnt een pop-up waarin je de nieuwe map een naam kunt geven. Kies een naam die duidelijk maakt wat het doel van de map is, bijvoorbeeld “Teamproject 2024” of “Marketingcampagne”.
• Klik vervolgens op “Maken” en je nieuwe map verschijnt in je Google Drive.

Stap 3: De map delen met je team

Nu de map is aangemaakt, is het tijd om deze te delen met je teamleden. Dit doe je als volgt:

• Klik met de rechtermuisknop op de map die je zojuist hebt gemaakt.
• In het menu dat verschijnt, selecteer je “Delen”.
• Er opent zich een nieuw venster waarin je e-mailadressen kunt invoeren van de personen met wie je de map wilt delen.
• Voeg hier de e-mailadressen van je teamleden toe.
• Bepaal de rechten van de teamleden

Het is belangrijk om te bepalen welke rechten je je teamleden wilt geven. In het deelvenster heb je drie opties voor elke gebruiker:

• Kijker: Teamleden kunnen de bestanden in de map bekijken, maar niet bewerken.
• Reactieschrijver: Teamleden kunnen opmerkingen plaatsen, maar niet bewerken.
• Bewerker: Teamleden kunnen bestanden bekijken, toevoegen, bewerken en verwijderen.

Selecteer de gewenste rechten door op het kleine pijltje naast de rechtenoptie te klikken. Als je bijvoorbeeld wilt dat je hele team documenten kan bewerken, selecteer je de optie “Bewerker”.

Klik vervolgens op “Verzenden” om de uitnodigingen te versturen.

Stap 4: De map organiseren

Nu je de map hebt gedeeld, kun je beginnen met het toevoegen van bestanden en submappen. Het is handig om de structuur van je map van tevoren goed te overwegen, zodat iedereen gemakkelijk kan vinden wat hij of zij nodig heeft.

Voeg bestanden toe

Bestanden toevoegen aan je gedeelde map kan op verschillende manieren:

• Slepen en neerzetten: Je kunt bestanden van je computer eenvoudig naar de map slepen en neerzetten.
• Uploaden via Google Drive: Klik op de map om deze te openen en selecteer vervolgens de knop “Nieuw” in de linkerbovenhoek. Kies “Bestandsupload” of “Map upload” en selecteer de bestanden of mappen die je wilt toevoegen

Maak submappen

Het maken van submappen binnen de gedeelde map kan de organisatie sterk verbeteren, vooral als je met veel verschillende soorten bestanden werkt. Om een submap aan te maken, klik je op “Nieuw” en kies je opnieuw “Map”. Geef elke submap een duidelijke naam, zoals “Documenten”, “Afbeeldingen” of “Presentaties”.

Stap 5: Beheer en onderhoud van de gedeelde map

Het aanmaken van een gedeelde map is slechts het begin. Om ervoor te zorgen dat je team optimaal gebruik kan maken van de map, zijn er een paar onderhoudstips die je in gedachten kunt houden:

Houd de map overzichtelijk

Zorg ervoor dat iedereen binnen het team de bestanden en mappen op de juiste plek zet. Dit voorkomt verwarring en maakt het eenvoudiger om snel te vinden wat je zoekt. Je kunt bijvoorbeeld met je team afspraken maken over een uniforme naamgeving van bestanden.

Verwijder oude bestanden

Wanneer een project is afgerond of bepaalde bestanden niet langer relevant zijn, is het verstandig om deze te verwijderen of te archiveren. Dit houdt de gedeelde map schoon en overzichtelijk.

Rechten beheren

Het kan zijn dat na verloop van tijd bepaalde teamleden niet langer toegang hoeven te hebben tot de gedeelde map, bijvoorbeeld omdat ze aan een ander project werken. Zorg ervoor dat je regelmatig de toegangsrechten controleert en aanpast indien nodig.

Tot slot

Het opzetten van een Google Drive gedeelde map voor je team is een slimme manier om de samenwerking te stroomlijnen. Het zorgt ervoor dat iedereen altijd toegang heeft tot de laatste versie van documenten, en dat alle bestanden netjes georganiseerd zijn. Door een paar eenvoudige stappen te volgen, heb je binnen no-time een efficiënte werkomgeving opgezet voor jouw team.

Dus, waar wacht je nog op? Probeer het zelf en ontdek hoe Google Drive jouw teamproductiviteit kan verhogen!